Hướng dẫn sử dụng eiso
  • Vấn đề của quản lý hồ sơ
  • Các tệp tài liệu quan trọng của công ty được lưu trữ trên các thiết bị như các thư mục chia sẻ nội bộ, ổ đĩa gắn ngoài và NAS không được thiết lập bảo mật dẫn đến hư hỏng, mất mát và rò rỉ thông tin. Có cấu trúc yếu dễ bị nhiễm Ransomware. Ngoài ra, hầu hết các thiết bị lưu trữ không được chuẩn bị để sao lưu và phục hồi. Do không có quản lý lịch sử về việc sửa đổi và duyệt tập tin nên không thể biết được ai đã sử dụng tập tin.
  • Tính cần thiết của giải pháp quản lý tài liệu
  • Nói chung, các tài liệu kinh doanh như tài liệu và dữ liệu kỹ thuật được tạo, lưu trữ và xóa trên máy tính của nhân viên và tất cả các quy trình phân phối quan trọng như lưu trữ, chia sẻ và xuất khẩu sau khi tạo ra. Nó đã không được quản lý đúng như một tài sản của công ty.
    Quản lý có hệ thống các tài liệu, duy trì và quản lý lịch sử việc đăng ký, phân phối là điểm khởi đầu cho khả năng cạnh tranh kỹ thuật của công ty, và trên thực tế nó không được quản lý do sự bỏ bê do sự bận rộn và sự hời hợt trong hệ thống quản lý.
  • Beofore After
    Được quản lý bởi PC của nhân viên hoặc thư mục dùng chung
    Thiếu phương pháp quản lý tài liệu được thiết kế hiệu quả
    Thư mục quản lý tập tin, hồ sơ không có chuẩn mực.
    Kém trong việc quản lý lý lịch hồ sơ, tập tin, tài liệu thiết kế
    Sử dụng không hiệu quả tài sản công nghệ nội bộ công ty.
    Lo lắng bị thất lạc, hỏng hóc.     		Tập trung các tập tin hồ sơ trong cơ sở dữ liệu.
    Hỗ trợ cộng tác thông qua hệ thống quản lý hồ sơ.
    Chuẩn hóa công việc thông qua phân loại danh mục và quy tắc quản lý.
    Quản lý lý lịch đăng ký tập tin, đọc, xóa.
    Giảm chi phí tổn thất kinh doanh với truy xuất thông tin hiệu quả
    Ngăn chặn sự trì hoãn công việc do thất lạc tập tin và hỏng tập tin.
  • Khái quát về giải pháp quản lý tài liệu
  • Đây là giải pháp CNTT quản lý một cách an toàn và có hệ thống các tài liệu và hồ sơ thi hành liên quan đến hệ thống quản lý ISO diễn ra hàng ngày trong doanh nghiệp.
    Hồ sơ, bản vẽ, tài liệu kỹ thuật là bí quyết để sản xuất các sản phẩm, thiết bị, phụ tùng, phôi gia công, tài sản trí tuệ v.v.. của công ty. Do đó, để quản lý một cách dễ dàng cần phân loại các bản vẽ được lưu giữ, văn bản hóa qua đó cải thiện khả năng cạnh tranh và năng suất, góp phần giảm chi phí của công ty. Đơn giản và dễ dàng trong việc phê duyệt hồ sơ, chia sẻ, phân phối và thuận tiện hơn trong việc xử lý công việc. Quản lý một cách chặt chẽ lý lịch sửa đổi và truy cập các hồ sơ liên quan đến hệ thống quản lý ISO. Và có thể có quản lý tích hợp các hồ sơ ghi chép.
  • Giới thiệu giải pháp quản lý tài liệu

  • Phương pháp truy cập server

  • Kỹ năng chính của chương trình
  • Phân loại
    Login, logout - Sử dụng ID và mật khẩu để đăng nhập (login), đăng xuất (logout) chương trình.
    Đăng ký file hồ sơ - Chỉ quản trị viên cấp cao mới có thể sử dụng, nhưng tệp đã mua có thể chỉnh sửa được nhưng không tải xuống được.
    - Chỉ quản trị viên cấp cao mới có thể tải lên được, chỉ các tập tin được chỉnh sửa và tải lên mới có thể tải xuống được.
    - Người sử dụng thường không thể chỉnh sửa được và chỉ có thể xem được bản in trên màn hình.
    Ghi thực hiện - Có thể phân loại theo hệ thống các bản ghi của hệ thống quản lý ISO theo thời gian thực
    - Quản trị viên cấp cao có thể đặt thuộc tính và quản lý các tập tin.
    Phân loại thư mục - Quản lý các tập tin trong các thư mục con được phân loại nằm trong thư mục lớn
    Quản lý quyền hạn truy cập thư mục - Thiết lập quyền truy cập từng ID dựa trên tiêu chuẩn phân loại lớn của thư mục
    Quản lý file - Ngoài các tập tin đã mua, bạn có thể tải xuống, mở và di chuyển các tập tin đã được đăng ký trên máy chủ.
    - Xóa tập tin: Chỉ quản trị viên mới có quyền hạn, người dùng thông thường sẽ được chuyển tập tin vào thùng rác
    Quản lý thư mục con - Tạo và đổi tên thư mục, xóa thư mục.
    Quản lý lý lịch mở, xóa - Quản lý lý lịch mở hoặc xóa tập tịn, ngày truy cập, tên máy tính, địa chỉ IP và lưu giữ trên file excel.
    Kỹ năng tìm kiếm - Tìm kiếm bằng tên file, ký tự bao gồm trong thông tin được ghi chép
    Kỹ năng xử lý phê duyệt, hoàn thành - Không ghi đè lên tập tin được thiết lập là “Phê duyệt” hoặc “Hoàn thành”, chỉ người quản lý cấp cao mới có khả năng.
  • Backup và phục hồi dữ liệu Server
  • Có thể khôi phục tập tin bị hư hỏng về ngày mong muốn do nhầm lẫn của người dùng, lỗi máy tính, vi-rút, v.v.. bằng cách giữ tài liệu và tất cả các tệp được lưu trữ trên máy chủ dưới dạng bản sao lưu hàng ngày.

  • Phương án backup và phục hồi dữ liệu Server